EXEMPEL

Voith Turbo Safeset i Hudiksvall tillverkar momentbegränsare – en sorts säkerhetskoppling som installeras inuti en drivlina och förhindrar skador på motorn vid överbelastningar. Det är en effektiv och mycket värdefull lösning som dessutom är enkel att återställa efter ett oplanerat stopp.

För Voiths kunder handlar det ofta om väldigt stora, och dyra drivlinor i till exempel tunnelborrar eller stora fartygsmotorer.

Eftersom varje drivlina har sina specifika egenskaper blir varje momentbegränsare som tillverkas i fabriken i Hudiksvall kundunik. Det betyder att även ritningar och manualer måste modifieras eller skapas på nytt för varje projekt.

Dialogen mellan säljarna och konstruktörerna tog mycket tid

Varje gång en säljare ska presentera en lösning för en potentiell kund behöver man snabbt kunna ta fram ett offertunderlag, ofta baserat på begränsad indata från kunden.

P-O Berg, VD Voith Turbo Safeset

– Det var ett område där det gjorde ont för oss. Det tog mycket tid och dialogen mellan säljarna och konstruktörerna kunde vi göra snabbare och mer effektiv helt enkelt – och med bättre kvalitet, berättar P-O Berg, vd för Voith Turbo Safeset.

Från konstruktionsavdelningens sida innebar det mycket monotont arbete som stal tid och hindrade utvecklingen. Utvecklings- och konstruktionschef Jonas Löfgren förklarar:

– Vi gjorde ändringar på redan befintliga kopplingar eller ritningar. Vi kunde göra en ändring på samma ritning fyra gånger. Monotont, repetitivt arbete. Och det är väldigt många offertritningar som görs varje dag.

Förstudien är väldigt viktig

Voith Turbo Safeset bad KonfigDesign om hjälp med att skapa ett system för att effektivisera processen. Arbetet började med en noggrann förstudie, där alla inblandade avdelningar var med och tog fram ett koncept för en konfigurator.

– KonfigDesign hjälpte oss att rannsaka oss själva. ”Vad är det vi behöver?”, ”Vad behöver kunden?” och ”Vilken nytta har det här… Är det för min avdelning eller för någon annan eller är det för kunden vi gör det?”

Jonas Löfgren, Konstruktionschef Voith Turbo Safeset

Förstudien är väldigt viktig och där var KonfigDesign väldigt bra på att hjälpa oss att förstå vad vi som företag behöver. Och jag tror att det är nyckeln till att vi fick en bra slutprodukt också, berättar Jonas Löfgren.

Slutprodukten är en konfigurator byggd med RuleDesigner Configurator, som i dag används för alla offertförfrågningar. Med hjälp av den kan säljarna snabbt få fram offertunderlag genom att systemet visar tydliga förslag på produkter som passar till den aktuella förfrågan, och vilka gränser som gäller för ändringar av olika egenskaper.

Konfiguratorn talar också om vilka andra ärenden som ligger hos konstruktionsavdelningen för tillfället, och hur lång ledtid som gäller om man behöver speciallösningar som ligger utanför gränserna.

– Det gör att vi har fått en bättre struktur på de uppgifter som utförs, vart de ligger i kön och hur mycket det är att göra. Säljare och konstruktörer vet var de har sina ärenden, vad det är för status på dem och vi får ett hum om när de är klara, vilket gör att dialogen och friktionen mellan sälj och konstruktionsavdelningen har blivit förbättrad, säger P-O Berg.

Han förklarar att hela informationsflödet mellan kund, säljare och konstruktör har förbättrats och går mycket snabbare eftersom informationen är ”bättre helt enkelt”.

Säljprocessen har förändrats från grunden

Säljprocessen har förändrats från grunden, menar Håkan Westberg som är försäljningschef på Voith Turbo Safeset.

Håkan Westberg, Försäljningschef Voith Turbo Safeset

– Våra innesäljare får tillbaka från konfiguratorn – i princip på sekunder – en validering av konstruktionen som vi kan sätta pris på och skicka ut till kund. Det viktigaste är att fånga kunden väldigt tidigt när de är intresserade av vår produkt och direkt kunna ge dem en lösning, säger han.

Håkan Westberg menar att konfiguratorn på ett effektivt sätt har ökat deras ”hitrate” – andelen kundkontakter som leder till affärer, genom att snabba upp offertprocessen avsevärt.

– Ju snabbare vi kan svara kunden, desto mer benägen blir de att köpa våra produkter.

En annan fördel med konfiguratorn är att den gör det möjligt för Voiths säljare runt om i världen att skapa offertritningar på egen hand, ute hos kunden.

– Vilket är en extrem fördel. Kunden får vara med ”in design”, och de blir mer benägna att känna att det är deras egen design, vilket gör att de väljer våra produkter, berättar Håkan Westberg.

Men samarbetet mellan KonfigDesign och Voith började inte med offertunderlag, utan med en helt annan tidstjuv – skapandet av manualer. En effekt av att jobba med kundunika produkter är att det också behövs kundunika manualer, med specifika mätdata och ritningar.

Voith hade tagit fram en egen lösning i Excel, men det krävdes ungefär 45 minuter per manual och bara ett fåtal personer kunde utföra jobbet.

– Vi klippte ihop dokument, ritningar, diagram och olika delar som blev en manual, och på olika språk. Så det var väldigt mycket klippa och klistra. Väldigt monotont. Absolut inte värdeskapande, berättar konstruktionschef Jonas Löfgren.

För att effektivisera skapandet av manualerna utvecklade KonfigDesign en konfigurator som eliminerar en stor del av det manuella arbetet. Med hjälp av den skapas manualerna i princip helt automatiskt.

Med hjälp av konfiguratorn har vi tagit bort mycket av det monotona arbetet

Den tredje och senaste versionen av ”Manualskaparen”, som Voith kallar den, bygger på att flera olika avdelningar hjälps åt att mata in data i systemet vilket har gett en mycket stor tidsbesparing åt konstruktionsavdelningen, som är en kritisk resurs i företaget.

– Med hjälp av konfiguratorn har vi tagit bort mycket av det monotona arbetet. Vi behöver i princip inte lägga någon tid alls. Vi matar in i en databas vad som behövs och sen sköter konfiguratorn manualskapandet helt automatiskt, säger Jonas Löfgren.

Med konfigurations hjälp kan Voith lägga mindre tid på till exempel att skola in nya konstruktörer och säljare och mer tid på komplexa, mer värdeskapande uppgifter vilket i sin tur leder till en snabbare och bättre tillväxt.

Vd P-O Berg berättar att företaget har sett en uppgång i orderingången under de senaste tre till fyra åren. Delvis på grund av de förbättringar som konfiguratorn har inneburit för de interna flödena.

– Vi har fått god hjälp av konfiguratorn naturligtvis och vi kan svara snabbare nu. Vi kan få ut fler offerter, vi kan få in mer ordrar och så växer vi. Det är en väldigt bra symbios, säger han.